Passos per a portar una reunió amb més probabilitats d’èxit:

1. Tema definit: De què vols parlar? Amb quin enfoc?

2. Objectiu: On vols arribar? Per què fas aquesta reunió?

3. Resultats potencials: Quines conclusions t’agradaria que arribessin un cop acabada la reunió? Portes idees prèvies per a debatre?

4. Temps limitat: No per més llargues, les reunions seran més productives. Segons alguns dels principis de la Neuroeducació, passats uns 45 minuts el nivell d’atenció comença a reduir-se. Per tant, si passada aquesta estona no hem acabat la trobada, tocarà fer una pausa. A més, saber l’hora prevista d’inici i final de la reunió, facilita que aquesta no s’allargui per la pròpia inèrcia.

5. Persones adequades: Cal que hi assisteixin les persones pertinents per a poder exposar, desenvolupar i/o aprovar el projecte. Si hi falten, caldrà repetir-la (o una versió de la mateixa) i si hi ha gent que no és necessari que hi sigui, es pot distorsionar o allargar la sessió innecessàriament.

6. Horari laboral: Les reunions de feina cal programar-les dins l’horari laboral i en un moment en què les persones convocades puguin concentrar-s’hi. Les no laborals, en hores de màxima assistència.

7. Material preparat: No presentar-se amb les mans buides! Si et convoquen per una temàtica i, especialment, si ets qui convoca la reunió,  cal preparar-la prèviament.

Suma-hi una bona actitud, escolta atentament a qui parli, exposa amb claredat les teves idees, fes aportacions a les d’altres que semblin bones, ajuda a acotar els temes quan es perdi el fil i ves fent resums dels continguts que s’hagin anat tractant.
D’aquesta manera, a partir d’ara podràs facilitar que les reunions siguin més àgils i efectives.